A seguito dell’entrata in vigore del Decreto-Legge n. 84 del 2025, sono state introdotte importanti modifiche in materia di rimborsi spese per trasferte lavorative, con impatti significativi sotto il profilo sia fiscale che contributivo.
Trasferte su territorio nazionale – Obbligo di tracciabilità
Per le trasferte effettuate all’interno del territorio italiano, le spese sostenute dal lavoratore (ad esempio vitto, alloggio, trasporti con servizi pubblici non di linea[1]) saranno escluse dalla base imponibile e deducibili per l’azienda solo se tracciabili.
Questo significa che i pagamenti dovranno avvenire tramite strumenti quali:
- carte di credito/debito intestate al lavoratore o all’azienda,
- bonifici bancari,
- mezzi elettronici di pagamento riconducibili al dipendente.
L’assenza di tracciabilità comporterà la perdita dei benefici fiscali e contributivi, con conseguente tassazione del rimborso al lavoratore.
Trasferte all’estero – Ammessi anche i pagamenti in contanti
Per quanto riguarda invece le trasferte effettuate fuori dai confini nazionali, il Decreto prevede una semplificazione:
- le spese documentate e giustificate potranno essere rimborsate anche se pagate in contanti, senza perdere l’esenzione da imposte e contributi, purché siano rispettati tutti gli altri requisiti normativi (come la connessione con l’attività lavorativa, l’obbligo del lavoratore di documentare le spese sostenute).
La semplificazione prevista ha effetto dal 1 gennaio 2025.
Si raccomanda pertanto:
- di sensibilizzare il personale in trasferta sull’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili per le spese sostenute in Italia;
- di aggiornare le procedure interne di rimborso spese per garantire il rispetto delle nuove regole;
- di conservare la documentazione a supporto dei rimborsi, soprattutto in caso di trasferte estere.
Lo Studio rimane a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.
[1] L. 21/1992 Art. 1
Autoservizi pubblici non di linea
-
Sono definiti autoservizi pubblici non di linea quelli che provvedono al trasporto collettivo od individuale di persone, con funzione complementare e integrativa rispetto ai trasporti pubblici di linea ferroviari, automobilistici, marittimi, lacuali ed aerei, e che vengono effettuati, a richiesta dei trasportati o del trasportato, in modo non continuativo o periodico, su itinerari e secondo orari stabiliti di volta in volta.
-
Costituiscono autoservizi pubblici non di linea:
-
a) il servizio di taxi con autovettura, motocarrozzetta, natante e veicoli a trazione animale;
-
b) il servizio di noleggio con conducente e autovettura, motocarrozzetta, ((velocipede,)) natante e veicoli a trazione animale.
